Od dzisiaj, 1 lutego 2026 roku, największe przedsiębiorstwa w Polsce muszą wystawiać faktury wyłącznie w Krajowym Systemie e-Faktur. Zmiana dotyczy firm, których wartość sprzedaży wraz z podatkiem przekroczyła w 2024 roku 200 milionów złotych. To początek cyfrowej rewolucji w polskim fakturowaniu, która w ciągu najbliższych miesięcy obejmie wszystkich przedsiębiorców.
Etapowe wdrożenie systemu
Zgodnie z ustawą z 5 sierpnia 2025 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług, wprowadzenie KSeF przebiega dwuetapowo. Od dzisiaj obowiązek dotyczy największych podatników, natomiast od 1 kwietnia 2026 roku system obejmie wszystkich pozostałych przedsiębiorców. Najmniejsze firmy, których miesięczna wartość sprzedaży nie przekracza 10 tysięcy złotych brutto, otrzymały odroczenie do 1 stycznia 2027 roku.
Marcin Łoboda, Szef Krajowej Administracji Skarbowej, zapowiadał wsparcie dla przedsiębiorców: „Przygotowaliśmy merytorycznie około tysiąca pracowników w lokalnych Urzędach Skarbowych. Już teraz są oni gotowi pomagać przedsiębiorcom w korzystaniu z przygotowanych przez nas aplikacji”.
Faktury zakupowe już od dziś dla wszystkich
Kluczowa zmiana dotyczy nie tylko dużych przedsiębiorstw. Od 1 lutego wszyscy podatnicy VAT, niezależnie od wielkości firmy, muszą odbierać faktury za pośrednictwem KSeF. Oznacza to, że nawet mikroprzedsiębiorcy, którzy dopiero w 2027 roku będą zobowiązani do wystawiania faktur w systemie, już teraz muszą mieć do niego dostęp.
Maciej Dybaś, doradca podatkowy i partner w Crido, wyjaśniał w rozmowie z mediami: „Zgodnie z przepisami najmniejsi przedsiębiorcy powinni wystawiać faktury sprzedażowe w KSeF dopiero od 1 stycznia 2027 r. Ale w praktyce muszą do niego wchodzić już od 1 lutego 2026 r. Będą bowiem musieli ściągać z nowego systemu faktury zakupowe wystawiane przez duże firmy”.
Jak działa KSeF
Krajowy System e-Faktur to centralna platforma informatyczna stworzona przez Ministerstwo Finansów, która pełni rolę pośrednika w obiegu faktur między firmami. System automatycznie przydziela unikalny numer identyfikujący każdą wystawioną fakturę i przechowuje dokumenty przez 10 lat od końca roku, w którym zostały wystawione.
Faktury w KSeF przybierają format XML zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury, która została opublikowana w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych na platformie ePUAP. Po wystawieniu faktura trafia do systemu, gdzie otrzymuje unikalny numer KSeF i zostaje automatycznie zarejestrowana. Od tego momentu jest dostępna zarówno dla wystawcy, jak i odbiorcy.
Ministerstwo zapewnia: system gotowy
30 stycznia 2026 roku Ministerstwo Finansów oficjalnie poinformowało, że Krajowy System e-Faktur 2.0 jest gotowy do uruchomienia. Od 28 stycznia dostępne jest środowisko produkcyjne API KSeF 2.0, które pozwala na weryfikację działania komercyjnych systemów obiegu faktur. W okresie od 26 do 31 stycznia system KSeF 1.0 był niedostępny z powodu prac technicznych związanych z wdrożeniem nowej wersji.
Ministerstwo uruchomiło specjalną infolinię KSeF pod numerem 22 330 03 30 oraz organizuje cykl szkoleń „Środy z KSeF”, w których dotychczas wzięło udział ponad 400 tysięcy osób. Przedsiębiorcy mogą również korzystać z bezpłatnych narzędzi przygotowanych przez resort: Aplikacji Podatnika, e-mikrofirmy oraz Aplikacji Mobilnej KSeF.
Wątpliwości przedsiębiorców
Mimo zapewnień resortu finansów, część ekspertów i przedstawicieli biznesu wyraża obawy dotyczące gotowości firm do wdrożenia systemu. Północna Izba Gospodarcza w Szczecinie przekazała do Ministerstwa Finansów trzynaście wątpliwości dotyczących wdrożenia KSeF i gotowości firm do zmian.
Hanna Mojsiuk, prezes Północnej Izby Gospodarczej w Szczecinie, podkreślała: „Ciągłość działania wielu firm może być zagrożona”. Z szacunków ekspertów wynika, że z tematem KSeF realnie zapoznało się dotąd około 15 procent przedsiębiorców.
Badanie przeprowadzone przez firmę audytorsko-doradczą Grant Thornton wśród dużych i średnich firm w listopadzie 2025 roku pokazuje, że jedynie 12 procent podmiotów czuje się w pełni przygotowanych do uruchomienia systemu, a co trzeci, czyli 33 procent, ocenił stopień przygotowania jako duży. Jednocześnie 33 procent firm przyznało, że w niewielkim stopniu jest gotowych na uruchomienie systemu e-fakturowania.
Kamil Fac, wiceprezes platformy do fakturowania, ostrzegał: „Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur w 2026 r. zapowiada się jako jedno z największych wyzwań organizacyjnych dla sektora MŚP. Ciągle znaczna część firm nie jest gotowa do zmiany”.
Okres przejściowy i ulgi
Ministerstwo Finansów wprowadza rozwiązania ułatwiające adaptację do nowego systemu. Marcin Łoboda zapowiadał: „W 2026 roku za nieprzystąpienie do KSeF-u lub za błędy, które są związane z KSeF-em, podatnicy przedsiębiorcy nie będą karani”.
Do końca lipca 2026 roku podatnicy nie będą musieli wykazywać numeru KSeF faktury w ewidencji sprzedaży. Dopiero od sierpnia 2026 roku obowiązek ten wejdzie w życie. Podobnie obowiązek podawania numeru KSeF podczas dokonywania płatności za fakturę będzie dotyczył płatności realizowanych od 1 sierpnia 2026 roku.
Do końca 2026 roku możliwe będzie również wystawianie faktur z kas rejestrujących oraz stosowanie dobrowolnego trybu offline w przypadku problemów z przesłaniem faktury do KSeF.
Certyfikaty i uwierzytelnianie
Od 1 listopada 2025 roku przedsiębiorcy mogli występować o certyfikaty wystawcy faktury. Certyfikaty typu pierwszego służą do uwierzytelniania w systemie, natomiast certyfikaty typu drugiego są niezbędne do wystawiania e-faktur w przypadku awarii systemu oraz w trybie offline.
Do uwierzytelnienia użytkownika w systemie można wykorzystać profil zaufany, podpis kwalifikowany lub pieczęć kwalifikowaną, w zależności od przyjętego modelu obsługi faktur w firmie. Od 1 stycznia 2026 roku w e-Urzędzie Skarbowym można zgłaszać zamiar wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem.
Cel wdrożenia
Wprowadzenie KSeF ma na celu przede wszystkim uszczelnienie systemu podatkowego oraz zwiększenie wpływów z podatku VAT do budżetu państwa. System ma również przyspieszyć procesy związane ze zwrotem VAT oraz ułatwić kontrolę podatkową. Centralizacja wszystkich faktur w jednej bazie zapewnia pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów oraz umożliwia ich automatyczne przetwarzanie przez systemy księgowe.
Dla przedsiębiorców KSeF niesie potencjalne korzyści w postaci oszczędności czasu, zmniejszenia liczby błędów, przyspieszenia obiegu dokumentów oraz eliminacji potrzeby archiwizacji papierowej. System może również wpłynąć na poprawę płynności finansowej firm poprzez szybsze rozliczenia.
Źródła
- Portal Gov.pl – Izba Administracji Skarbowej w Białymstoku, „Obowiązkowy KSeF przesunięty na 1 lutego 2026 r.”, https://www.gov.pl/web/ias-bialystok/obowiazkowy-ksef-przesuniety-na-1-lutego-2026-r
- Ministerstwo Finansów – Krajowy System e-Faktur (KSeF), „Podstawy prawne oraz kluczowe terminy”, https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/podstawy-prawne-oraz-kluczowe-terminy/
- Ministerstwo Finansów – Krajowy System e-Faktur (KSeF), https://ksef.podatki.gov.pl/
- Ministerstwo Finansów, „Pytania i odpowiedzi – KSeF”, https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef/
- Ministerstwo Finansów, komunikat z 30 stycznia 2026, „Krajowy System e-Faktur 2.0 gotowy do uruchomienia”
- Ustawa z 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2025 r. poz. 1203)
- Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. 2025)
- Grant Thornton, „Kto jest gotowy na wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)? [RAPORT]”, grudzień 2025, https://grantthornton.pl/publikacja/kto-jest-gotowy-na-wdrozenie-krajowego-systemu-e-faktur-ksef-raport/
- 300gospodarka.pl, „KSeF budzi większy niepokój niż Polski Ład. Tylko 15 proc. firm jest gotowych”, grudzień 2025, https://300gospodarka.pl/news/ksef-budzi-wiekszy-niepokoj-niz-polski-lad-tylko-15-proc-firm-jest-gotowych
- MM Magazyn Przemysłowy, „Ważne zmiany, które wchodzą życie na początku w 2026 roku”, styczeń 2026, https://magazynprzemyslowy.pl/artykuly/wazne-zmiany-dla-firm-ktore-wchodza-zycie-na-poczatku-w-2026-roku
