Problemy z terminowym opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne to wyzwanie, z którym boryka się wielu przedsiębiorców. Rozłożenie zadłużenia na raty może być rozwiązaniem, które pozwoli uniknąć postępowania egzekucyjnego i stopniowo uregulować zaległości. Jak skutecznie skorzystać z tej formy pomocy?
Kto może ubiegać się o ratalną spłatę
Zakład Ubezpieczeń Społecznych umożliwia rozłożenie zadłużenia na raty każdej osobie, która ma wobec niego zaległości z tytułu składek i nie dysponuje środkami na ich jednorazową spłatę. Z tej możliwości mogą skorzystać zarówno przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą, jak i byli przedsiębiorcy. Prawo do złożenia wniosku mają również spadkobiercy, osoby trzecie oraz następcy prawni, na których przeniesiono odpowiedzialność za nieopłacone składki. Uprawnienie to przysługuje także małżonkom odpowiadającym z majątku wspólnego za zadłużenie współmałżonka oraz pełnomocnikom upoważnionym przez płatników składek.
Jakie należności można rozłożyć na raty
Rozłożeniu na raty podlegają składki w pełnej wysokości na:
- ubezpieczenia społeczne,
- ubezpieczenie zdrowotne,
- Fundusz Pracy,
- Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz
- Fundusz Emerytur Pomostowych.
Do kwoty zadłużenia dolicza się także odsetki za zwłokę naliczone do dnia złożenia wniosku, a w przypadku prowadzonej egzekucji – również dodatkową opłatę i koszty upomnienia.
Korzyści płynące z układu ratalnego
Decyzja o rozłożeniu zadłużenia na raty niesie ze sobą kilka istotnych korzyści dla płatnika składek.
- Po pierwsze, umożliwia spłatę zaległości w dłuższym okresie i na uzgodnionych z Zakładem warunkach.
- Po drugie, od dnia złożenia wniosku przestają być naliczane odsetki za zwłokę – w ich miejsce pojawia się opłata prolongacyjna wynosząca 50% stawki odsetek za zwłokę obowiązującej w dniu podpisania umowy.
- Po trzecie, podpisanie umowy z Zakładem powoduje zawieszenie prowadzonego postępowania egzekucyjnego.
Od grudnia 2022 roku wprowadzono dodatkowe ułatwienie dla płatników. Osoby, które podpisały zobowiązanie do spłaty zaległości w ratach i rzetelnie się z niego wywiązują, są traktowane jak płatnicy bez zadłużenia, co otwiera im drogę do korzystania z zasiłków wypłacanych przez Zakład – chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego oraz świadczenia rehabilitacyjnego.
Jak złożyć wniosek o rozłożenie składek na raty
Pierwszym krokiem do uzyskania układu ratalnego jest złożenie pisemnego wniosku. Można to zrobić na kilka sposobów: osobiście w placówce Zakładu, przesłać pocztą tradycyjną lub elektronicznie za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych albo przez elektroniczny urząd podawczy ePUAP (wymaga to posiadania podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego).
Wniosek powinien zawierać szczegółowe informacje o zadłużeniu: tytuł zaległości, ich wysokość oraz okres, za który powstały. Niezbędne jest również wskazanie przyczyn zaprzestania opłacania składek oraz uzasadnienie, dlaczego nie jest możliwa jednorazowa spłata całości zadłużenia. Płatnik ma prawo zaproponować własny harmonogram spłaty – liczbę rat, ich wysokość oraz terminy płatności. Ponadto, jeśli wnioskodawca nadal prowadzi działalność gospodarczą, musi określić rodzaj pomocy publicznej, o jaką się ubiega.
Do wniosku należy dołączyć dokumenty potwierdzające aktualną sytuację finansową i możliwości płatnicze. Mogą to być między innymi roczne zeznania podatkowe PIT za ostatni rok, wyciąg z księgi przychodów i rozchodów, sprawozdania finansowe za ostatnie trzy lata, a także dokumenty dotyczące pomocy publicznej.
Proces rozpatrywania wniosku
Zakład rozpatruje wniosek w terminie 14 dni od dnia skompletowania wymaganej dokumentacji, nie później jednak niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia jego wpływu. Jeżeli decyzja będzie pozytywna, z płatnikiem podpisywana jest umowa cywilnoprawna określająca szczegółowe warunki spłaty, w tym harmonogram rat. Warto pamiętać, że samo złożenie wniosku nie gwarantuje automatycznego zawieszenia postępowania egzekucyjnego – zawieszenie następuje dopiero po podpisaniu umowy.
Istotne ograniczenia i warunki
Istnieją jednak pewne warunki, które muszą zostać spełnione, aby Zakład wyraził zgodę na układ ratalny. Przedsiębiorca musi na bieżąco opłacać składki powstałe po złożeniu wniosku. Jeżeli płatnik zatrudnia pracowników lub zleceniobiorców, Zakład może wyrazić zgodę na ratalną spłatę z wyłączeniem ubezpieczenia emerytalnego i zdrowotnego za pracowników – te składki muszą zostać opłacone niezwłocznie. W przypadku prowadzonej egzekucji konieczne jest również uregulowanie ewentualnych kosztów egzekucyjnych lub złożenie wniosku o ich rozłożenie na raty.
Rozłożenie na raty zaległości może stanowić formę pomocy publicznej de minimis, która jest ściśle limitowana przepisami unijnymi i krajowymi. Wartość takiej pomocy nie może przekroczyć równowartości 200 tysięcy euro w ciągu ostatnich trzech lat podatkowych.
Co się dzieje po zawarciu umowy
Po podpisaniu umowy płatnik ma obowiązek ściśle przestrzegać ustalonych terminów płatności rat. Niedotrzymanie warunków umowy skutkuje jej rozwiązaniem, co oznacza konieczność natychmiastowej spłaty całości zaległości wraz z odsetkami za zwłokę naliczonymi do dnia zapłaty. W takiej sytuacji Zakład wznawia lub rozpoczyna postępowanie egzekucyjne, które może dodatkowo zwiększyć zadłużenie o koszty upomnienia i koszty egzekucji.
Jeżeli jednak dłużnik nie dotrzymał warunków umowy z przyczyn od siebie niezależnych, ma prawo złożyć wniosek o utrzymanie w mocy umowy ratalnej. Do wniosku należy dołączyć dokumenty uzasadniające tę prośbę.
Możliwość zmiany warunków umowy
Sytuacja finansowa przedsiębiorcy może się zmieniać – zarówno na lepsze, jak i na gorsze. W przypadku istotnej zmiany możliwości płatniczych płatnik ma prawo wystąpić z wnioskiem o zmianę warunków zawartej umowy. Zakład może wyrazić zgodę na wydłużenie lub skrócenie okresu spłaty należności, zmianę terminu płatności rat lub ich wysokości. Jeżeli Zakład przychyli się do prośby, zostaje podpisany aneks do umowy, który zmienia wysokość opłaty prolongacyjnej, lecz pozostawia bez zmian wysokość odsetek naliczonych do dnia podpisania pierwotnej umowy. Do czasu podpisania aneksu płatnik jest zobowiązany regulować raty zgodnie z dotychczasowym harmonogramem.
Odstąpienie od umowy
Płatnik ma prawo w każdej chwili odstąpić od umowy ratalnej. Rozwiązanie następuje od dnia wskazanego w pisemnym oświadczeniu, nie wcześniej jednak niż od dnia jego złożenia w Zakładzie. Po odstąpieniu od umowy powstaje obowiązek natychmiastowej spłaty wszystkich zaległości wraz z odsetkami za zwłokę. Brak zapłaty skutkuje rozpoczęciem lub wznowieniem postępowania egzekucyjnego.
Profesjonalna pomoc w placówkach ZUS
Zakład Ubezpieczeń Społecznych oferuje przedsiębiorcom wsparcie w wybraniu optymalnej formy spłaty zadłużenia. W wybranych placówkach dostępni są doradcy do spraw ulg i umorzeń, którzy pomagają w przygotowaniu wniosku, analizie sytuacji finansowej oraz negocjacji warunków układu ratalnego. Pomoc w tym zakresie świadczą również pracownicy sal obsługi klientów.
Podsumowanie
Rozłożenie zadłużenia wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych na raty to realna możliwość wyjścia z trudnej sytuacji finansowej bez konieczności zmierzenia się z postępowaniem egzekucyjnym. Kluczem do sukcesu jest szybka reakcja – im wcześniej zostanie złożony wniosek, tym mniejsze będą narosłe odsetki, a czasami uda się nawet uniknąć wszczęcia egzekucji. Ważne jest również rzetelne przygotowanie dokumentacji oraz realistyczna ocena własnych możliwości płatniczych przy proponowaniu harmonogramu spłat. Dotrzymanie warunków umowy otwiera drogę do odzyskania płynności finansowej i korzystania z pełni uprawnień wobec systemu ubezpieczeń społecznych.
Źródła
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych – Rozłożenie spłaty zadłużenia na raty, https://www.zus.pl/firmy/ulgi/umorzenia/rozlozenie-splaty-zadluzenia-na-raty (dostęp: październik 2025)
- Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1778, z późn. zm.)
- Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2017 r. poz. 459, z późn. zm.)
- Rynek pracy w prawie – Zielona Linia, „Masz zaległości w opłacaniu składek do ZUS? Sprawdź, jak możesz sobie pomóc”, https://zielonalinia.gov.pl (dostęp: październik 2025)
- Infor.pl, „Raty ZUS – wniosek, dokumenty i uzasadnienie”, styczeń 2025
